Pierwsze 90 dni interim managera: jak przygotować wejście i ocenić postęp

Wybór wykonawcy i koniec zlecenia mają w serwisie osobne poradniki. Środek, czyli pierwsze miesiące, zależy według autora w dużej mierze od zamawiającego: od tego, co przygotuje przed startem i jak będzie oceniał postęp. Poniższy podział na 30, 60 i 90 dni jest wnioskiem autora z natury roli, nie standardem rynkowym ani wynikiem badań. Traktuj go jako szkic do dopasowania do konkretnej firmy i długości mandatu. Wybór kandydata opisuje poradnik jak wybrać interim managera, a koniec współpracy poradnik o zakończeniu zlecenia.

Przed startem: cztery decyzje zamawiającego

1. Mandat na piśmie. Co interim może zdecydować sam, co wymaga zgody zarządu lub wspólników, a co jest poza zakresem (zwolnienia, zaciąganie zobowiązań powyżej kwoty, zmiana cenników). Zapis ma dwa poziomy i warto je rozróżnić. Wobec osób trzecich prawa członka zarządu spółki z o.o. do reprezentowania spółki “nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym” (art. 204 § 2 KSH), a wobec samej spółki członkowie zarządu “podlegają ograniczeniom ustanowionym w niniejszym dziale, w umowie spółki oraz, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach wspólników” (art. 207 KSH). Wniosek praktyczny, nie wprost z przepisu: limity decyzji istnieją w stosunkach wewnętrznych (uchwała, regulamin, umowa), a nie wobec kontrahenta, więc to firma musi pilnować ich w obiegu dokumentów, bo kontrahent nie ma obowiązku ich sprawdzać. Co innego sposób reprezentacji: przy zarządzie wieloosobowym określa go umowa spółki, a gdy jej postanowień w tym przedmiocie nie ma, “do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem” (art. 205 § 1 KSH). Zakładamy spółkę z o.o. W spółce akcyjnej odpowiedniki tych przepisów mają inne numery, a część reguł jest inna: członków zarządu powołuje i odwołuje rada nadzorcza, chyba że statut stanowi inaczej (art. 368 § 4 KSH; odwołać lub zawiesić może także walne zgromadzenie), a walne zgromadzenie i rada nadzorcza “nie mogą wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki” (art. 375(1) KSH).

2. Forma obecności w organach. Jeśli interim ma zasiąść w zarządzie, wchodzi w odpowiedzialność wobec spółki: członek zarządu odpowiada za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub umową spółki, “chyba że nie ponosi winy” (art. 293 § 1 KSH). Jeśli ma działać bez powołania, trzeba świadomie ustalić, kto podpisuje dokumenty. Konstrukcje umowne opisuje poradnik umowa z interim managerem.

3. Prokura i pełnomocnictwa. Prokura to pełnomocnictwo obejmujące “umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa” (art. 109(1) § 1 KC), a “nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej” (art. 109(1) § 2 KC). Do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości “jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności” (art. 109(3) KC). W spółce z o.o. o zarządzie wieloosobowym, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, “powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu”, a odwołać prokurę “może każdy członek zarządu” (art. 208 § 1, 6 i 7 KSH). Przy zarządzie jednoosobowym te przepisy się nie stosują. Praktycznie: prokura to szerokie umocowanie, więc przy krótkim zleceniu pełnomocnictwo do wyliczonych czynności bywa mniej ryzykowne. To wniosek autora, a nie reguła prawna; decyzję warto skonsultować z radcą prawnym.

4. Kto komu raportuje. Jedna osoba po stronie firmy (prezes, przewodniczący rady nadzorczej lub właściciel), która przyjmuje raporty i rozstrzyga spory kompetencyjne. Bez niej interim dostaje sprzeczne polecenia od kilku udziałowców. To wniosek autora z natury roli.

Dostępy i dokumenty na dzień pierwszy

Poniższa lista jest wnioskiem z natury roli. Zakres zależy od stanowiska.

• konta w systemach finansowo-księgowych, bankowości i sprzedaży (uprawnienia osobne, nazwane, do odwołania),
• komplet umów z bankami, najważniejszymi klientami i dostawcami oraz wykaz zobowiązań z terminami,
• bieżące sprawozdania zarządcze, budżet i prognoza płynności,
• schemat organizacyjny, lista najważniejszych osób i ich zakresy,
• wykaz toczących się sporów, kontroli i zobowiązań warunkowych.

Poufność. Tajemnicą przedsiębiorstwa są “informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą”, które “jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności” (art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Wykorzystanie lub ujawnienie takich informacji jest czynem nieuczciwej konkurencji “w szczególności gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i narusza obowiązek ograniczenia ich wykorzystywania lub ujawniania wynikający z ustawy, czynności prawnej lub z innego aktu” (ust. 4). Stąd wniosek: ochrona wymaga działań firmy, nie samego istnienia informacji, więc zapis o poufności i rejestr osób z dostępem warto mieć przed otwarciem danych, a nie po.

Tydzień 1

Cel tygodnia to zrozumienie stanu wyjściowego, a nie szybkie decyzje. Poniższa lista jest wnioskiem autora z natury roli, nie standardem.

• Spotkanie otwierające z zarządem i najważniejszymi osobami: mandat, cele, granice, tryb raportowania.
• Rozmowy z liderami zespołów i najważniejszymi kontrahentami; zamawiający przedstawia interima, zamiast zostawiać go samemu sobie.
• Przegląd finansów i zobowiązań o najbliższych terminach.
• Ustalenie rytmu: cotygodniowy krótki raport i spotkanie, miesięczna ocena celów.
• Zapis decyzji wstrzymanych do końca diagnozy (zwolnienia, zmiana cenników, nowe inwestycje).

Dobrą oznaką po tygodniu jest to, że interim potrafi opisać stan firmy własnymi słowami i wskazać, czego jeszcze nie wie. Niepokojąca jest pewność siebie bez zadanych pytań. To ocena autora.

Dni 30, 60 i 90 jako lista kontrolna

Liczby w nagłówkach tabeli to propozycja podziału, a nie dane rynkowe. Przy mandacie krótszym niż trzy miesiące fazy się zagęszczają.

Do kosztów: kalkulator kosztu pozwala porównać zlecenie z etatem, a poradnik ile kosztuje interim manager opisuje, z czego składa się wycena. Przy każdej ocenie warto sprawdzić też, czy wydatki na zlecenie mieszczą się w uzgodnionym budżecie.

Co oceniać. Postęp mierzy się realizacją uzgodnionych celów, jakością dokumentacji i tym, czy decyzje dają się odtworzyć z zapisów. Wrażenie ruchu (dużo spotkań, dużo prezentacji) nie jest dowodem postępu. Autor nie znalazł publicznych danych, które pozwalałyby podać typowy wynik po 90 dniach, dlatego kryteria należy ustalić z wykonawcą na początku.

Typowe błędy zamawiającego

Lista oparta na logice roli, bez odwołania do badań:

• Brak jednego sponsora. Kilku decydentów daje sprzeczne polecenia.
• Mandat tylko ustny. Spór o to, co było uzgodnione, wychodzi dopiero w trakcie zlecenia.
• Cel ogólny (“poprawić rentowność”) bez miernika i terminu.
• Zbyt późny dostęp do danych. Diagnoza opiera się na opowieściach zamiast na liczbach.
• Pozostawienie interima samemu sobie wobec zespołu, który nie wie, czemu się pojawił.
• Zlecenie nierealnych celów w czasie niewystarczającym na ich osiągnięcie.
• Zmiana celów w trakcie bez zapisu, co uniemożliwia ocenę.
• Brak planu następcy od pierwszego dnia, co zostawia firmę zależną od jednej osoby.

Kiedy przerwać zlecenie

Niektóre sygnały uzasadniają rozmowę o zmianie zakresu, a niektóre o zakończeniu. Poniższe sygnały to wnioski autora:

• brak dostępu do informacji mimo uzgodnień po stronie zamawiającego (wtedy problem leży po stronie firmy) albo odmowa pokazania danych po stronie wykonawcy,
• raporty, które nie zgadzają się z danymi księgowymi, bez wyjaśnienia,
• decyzje podjęte poza mandatem,
• cele, których nikt nie umie już opisać mierzalnie,
• konflikt interesów wykryty w trakcie.

Zakończenie nie jest czynnością wyłącznie operacyjną. Jeśli umowa z interimem jest zleceniem albo umową o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 KC), dający zlecenie “może je wypowiedzieć w każdym czasie”, ale powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia, a w razie odpłatnego zlecenia “obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom”; gdy wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, “powinien także naprawić szkodę” (art. 746 § 1 KC). Ponadto “nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów” (art. 746 § 3 KC). Okres wypowiedzenia i skutki przerwania strony ustalają w umowie, z tym zastrzeżeniem; przy innej konstrukcji umowy (np. umowa o pracę) zasady wypowiedzenia wynikają z innych przepisów. Jeśli interim jest członkiem zarządu spółki z o.o., “członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników”, a odwołanie nie pozbawia go “roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu” (art. 203 § 1 KSH). Umowa spółki może jednak zawierać inne postanowienia, “w szczególności ograniczać prawo odwołania członka zarządu do ważnych powodów” (art. 203 § 2 KSH), a uchwała wspólników rozstrzyga o powoływaniu i odwoływaniu członka zarządu, “chyba że umowa spółki stanowi inaczej” (art. 201 § 4 KSH). W spółce akcyjnej członków zarządu powołuje i odwołuje rada nadzorcza, chyba że statut stanowi inaczej, a odwołać lub zawiesić członka zarządu w czynnościach może także walne zgromadzenie (art. 368 § 4 KSH); zmiany w zarządzie zgłasza się do KRS (szczegóły w poradniku o zakończeniu zlecenia). Dobry moment na ocenę gotowości do przerwania to dzień 30, bo wtedy koszt wyjścia jest najniższy. To wniosek autora, nie reguła.

Podsumowanie

Pierwsze 90 dni ocenia się łatwiej, gdy przed startem są spisane mandat, dostępy, sponsor i mierniki. Prawo zostawia zamawiającemu większość tych decyzji: wobec osób trzecich zakresu reprezentacji członka zarządu nie można ograniczyć (art. 204 § 2 KSH), więc granice decyzji trzeba ustawić wewnątrz firmy. Sposób reprezentacji to osobna sprawa: przy zarządzie wieloosobowym, gdy umowa spółki nie zawiera w tym przedmiocie żadnych postanowień, “do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem” (art. 205 § 1 KSH). Poradnik wyjaśnia zasady ogólne i nie jest poradą prawną. Dla konkretnej spółki potrzebny jest radca prawny lub adwokat. Zasady kontaktu opisuje strona kontakt, pozostałe materiały znajdziesz w dziale poradniki, a o samym modelu pisze poradnik czym jest interim management.

Stan prawny: teksty jednolite Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 795), Kodeksu spółek handlowych (Dz.U. 2024 poz. 18; późniejsze zmiany: poz. 96, poz. 176 w życie od 18-02-2027, poz. 187 i 644, żadna nie dotyczy powołanych przepisów) i ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 2026 poz. 85), sprawdzone 27-10-2026.