Czym jest interim management

Krótka odpowiedź

Interim management to czasowe powierzenie funkcji kierowniczej doświadczonemu menedżerowi spoza firmy. Dostaje on cel, zakres i termin, a po ich realizacji odchodzi. Ta sama osoba nazywana jest interim managerem albo menedżerem czasowym.

Stowarzyszenie Interim Managers (SIM) w Metodyce z 2014 roku opisuje to jako “czasowe, zdefiniowane co do celu i zakresu, działanie wewnątrz organizacji, realizowane przez osobę fizyczną (Interim Managera), nakierowane na osiągnięcie konkretnych, ustalonych rezultatów biznesowych”. Definicję przytacza opis kwalifikacji w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji.

Z tej definicji wynikają trzy cechy, po których interim management rozpoznaje się w praktyce:

• cel i zakres są ustalone z góry, a nie wynikają z etatu,
• czas jest ograniczony, choć jego długość zależy od zadania,
• menedżer działa w organizacji, a nie obok niej.

Co oznacza interim

Słowo “interim” w nazwie wskazuje na rozwiązanie czasowe, a nie stałe. Menedżer jest w firmie tak długo, jak wymaga tego uzgodnione zadanie.

W literaturze i w branży funkcjonuje kilka nazw. Międzynarodowa sieć stowarzyszeń INIMA traktuje “interim management”, “temporary management” i “transition management” jako równoważne określenia tej samej profesji i zaleca używanie terminu “Interim Manager”. Po polsku używa się też określenia “zarządzanie czasowe”; tak nazwano kwalifikację w rejestrze państwowym.

Czym zajmuje się interim manager

Naukowy opis tej formuły podaje Marcin Gul w artykule w czasopiśmie e-mentor (Gul 2020). Według niego interim manager to zewnętrzny, wysoko wykwalifikowany menedżer, który na ograniczony czas trafia do firmy, by przekazać wiedzę właściwą dla konkretnej sytuacji.

W praktyce oznacza to, że interim manager:

1. obejmuje odpowiedzialność za wynik w określonym obszarze, na przykład finanse, operacje, sprzedaż albo cała spółka,
2. pracuje według planu uzgodnionego z zarządem lub właścicielem,
3. przekazuje wiedzę zespołowi, żeby po jego odejściu firma radziła sobie sama.

Trzeci punkt nie jest ozdobą. Opis kwalifikacji w rejestrze wymienia plan transferu wiedzy wśród elementów, które interim manager projektuje obok planu projektu i planu komunikacji.

Skąd się to wzięło

Według angielskojęzycznej encyklopedii Wikipedia współczesna praktyka interim managementu rozwinęła się od połowy do końca lat 70. XX wieku w Holandii. Zachętą miały być tamtejsze przepisy pracy: długie okresy wypowiedzenia i wysokie koszty zwolnień sprawiały, że menedżer na czas określony był wygodnym rozwiązaniem. To źródło wtórne, więc historię warto traktować jako tło, nie jako dowód.

Interim manager, dyrektor na etacie i doradca

Granice bywają płynne, ale kilka różnic daje się uzasadnić źródłami.

“n/d” oznacza, że przytoczone źródła tego nie rozstrzygają.

Podstawą wierszy o horyzoncie i kulturze jest jakościowe badanie Gula (wywiad fokusowy, nie próba reprezentatywna): interim managerowie “usually are not responsible for shaping the organizational culture”, a menedżerowie zatrudnieni na stałe dbają o długoterminowy rozwój pracowników. Odróżnienie od roli doradczej opisuje Wikipedia: interim manager nie ma roli “purely advisory”, tylko zarządza. Ta sama encyklopedia przyznaje, że początkowe etapy zlecenia mają z doradztwem wiele wspólnego, więc różnica leży w odpowiedzialności za wykonanie, nie w samej analizie.

Szerzej o tym, jak wybrać między doradcą a menedżerem czasowym, piszemy w poradniku interim manager a konsultant.

Jakie zadania powierza się interim managerom

Nie ma w Polsce oficjalnej statystyki zleceń. Jedną z dostępnych ankiet jest raport SIM i INIMA z 2022 roku (styczeń 2022, 213 odpowiedzi praktykujących interim managerów, także spoza SIM). Kolejny raport, z 2023 roku, objął tylko członków SIM (ankieta 10-29 stycznia 2023); sam raport ocenia strukturę czasu trwania zleceń jako zbliżoną do poprzedniego roku, z nieco innymi udziałami przedziałów. To samoopis wykonawców, nie badanie klientów, więc nie pokazuje całego rynku.

Według wykresu raportu najczęściej wskazywane tematy ostatniego zlecenia to:

• doradztwo (etykieta wykresu: “Consuleng”): 12 proc.,
• rozwój biznesu: 11 proc.,
• zarządzanie zmianą: 11 proc.,
• optymalizacja procesów: 8 proc.

Tekst raportu pomija doradztwo i wymienia pierwszą trójkę bez niego. Raport nie definiuje pojęcia “consulting”, więc nie wiadomo, czy to zlecenia doradcze, czy zarządcze.

Zwrot firmy (turnaround) i restrukturyzacja wystąpiły w wykresie raportu z częstością około 3 proc. każde. Wniosek dla zarządu jest taki, że interim management nie jest narzędziem wyłącznie na kryzys. Raport podaje 32 różne tematy zleceń.

Czas trwania także bywa różny. Według raportu z 2022 roku ostatnie zlecenia ankietowanych trwały od poniżej trzech miesięcy (około 6,6 proc.) do ponad 24 miesięcy (16 proc., najliczniejsza pojedyncza grupa). Pięć do sześciu miesięcy podało 13 proc. badanych. Autor raportu przedstawia hipotezę, że przewaga dłuższych projektów może wiązać się z częstością zleceń nastawionych na transformację.

Kiedy ma sens

Interim management warto rozważyć, gdy:

• stanowisko jest nieobsadzone, a firma nie może czekać na rekrutację bez straty dla bieżącej pracy,
• trzeba przeprowadzić zmianę (reorganizację, wdrożenie, rozwój sprzedaży, integrację po przejęciu), a w zespole brakuje osoby z doświadczeniem w takiej zmianie,
• firma przechodzi kryzys i potrzebuje kogoś, kto przejmie odpowiedzialność za wynik w określonym obszarze,
• cel da się opisać i sprawdzić po terminie, tak jak wymaga tego definicja SIM,
• właściciel albo zarząd chce przekazać wiedzę zespołowi, a nie tylko dostać raport.

Wikipedia wymienia jako typowe okoliczności przejście, kryzys i zmianę strategiczną. Rejestr kwalifikacji wskazuje wśród możliwych odbiorców firmy rodzinne, sektor MŚP, duże przedsiębiorstwa, startupy, spółki Skarbu Państwa, administrację publiczną i organizacje pozarządowe.

Kiedy nie

Poniższe wnioski wynikają z przytoczonych definicji, a nie z osobnego badania.

• Gdy brakuje celu. Skoro formuła opiera się na celu i zakresie ustalonym z góry, zlecenie bez mierzalnego rezultatu traci sens.
• Gdy potrzebna jest osoba na lata. Według Gula to stali menedżerowie dbają o długoterminowy rozwój pracowników, a interim manager zwykle nie odpowiada za kulturę organizacyjną.
• Gdy wystarczy opinia. Jeśli zarządowi potrzebna jest sama analiza albo rekomendacja, wystarczy rola doradcza, bo przekazywanie komuś funkcji kierowniczej wykracza wtedy poza potrzebę.
• Gdy nikt nie ma przejąć wiedzy. Bez następcy lub zespołu, który utrzyma efekt, zmiana może zniknąć razem z odejściem menedżera.

Jak sformalizować współpracę, opisujemy w poradniku umowa z interim managerem. Przy zadaniach finansowych pomocny będzie materiał o interim CFO.

Pytania i odpowiedzi

Co oznacza interim?

“Interim” znaczy tymczasowy. W zarządzaniu to menedżer pracujący w firmie przez ograniczony czas, z ustalonym celem i zakresem odpowiedzialności.

Czy interim manager to zawód?

W polskim systemie istnieje dobrowolna kwalifikacja rynkowa (w obwieszczeniu z 2025 roku nazwana wolnorynkową) “Realizacja projektów interim management (zarządzanie czasowe)” na poziomie 7 Polskiej Ramy Kwalifikacji, włączona do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (pierwsze obwieszczenie: M.P. 2021 poz. 729, ogłoszone 10 sierpnia 2021 roku; kwalifikację włączono ponownie obwieszczeniem z 7 maja 2025 roku, ogłoszonym 11 czerwca 2025 roku w M.P. 2025 poz. 589). Potwierdza ją certyfikat kwalifikacji wolnorynkowej. Kandydat musi mieć dyplom wyższego wykształcenia i udokumentować co najmniej 8 lat na stanowisku menedżerskim z odpowiedzialnością biznesową, a certyfikat jest ważny 5 lat (rejestr kwalifikacji). Według dostępnych źródeł certyfikat nie jest wymogiem prawnym do pracy w tej roli, a to, czy interim management jest zawodem w sensie formalnym, ten materiał nie rozstrzyga.

Czy interim manager zastępuje zarząd?

To zależy od ustaleń z klientem. Może prowadzić wybrany obszar, a w skrajnym przypadku całą spółkę. Zakres i uprawnienia ustalają właściciele i umowa.

Czy to to samo co doradca?

Nie. Doradca przede wszystkim analizuje i rekomenduje, a interim manager sam zarządza i odpowiada za wykonanie. Granica jest płynna na początku zlecenia, więc w umowie warto opisać, kto podejmuje decyzje.

Jeśli zarząd chce omówić konkretną sytuację firmy, można napisać przez formularz kontaktowy.