Kalkulator kosztu: etat czy faktura

Kalkulator pokazuje, ile kosztuje firmę (zamawiającego) zatrudnienie na etacie, a ile praca na fakturze, na przykład interim managera. Liczy tylko stronę zamawiającego. Nie pokazuje, ile zostaje wykonawcy, i nie mówi, która forma jest lepsza.

Jak to liczymy

Koszt etatu to wynagrodzenie brutto plus składki, które płaci pracodawca: emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP, a opcjonalnie wpłata do PPK. Składka chorobowa obciąża pracownika, więc jej tu nie ma. Składki emerytalna i rentowa są naliczane tylko do rocznego limitu podstawy wymiaru (30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia); kalkulator sprawdza go miesiąc po miesiącu, przy założeniu, że wynagrodzenie jest takie samo przez 12 miesięcy roku 2026, od stycznia, u jednego pracodawcy. Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie są naliczane od wynagrodzenia poniżej minimalnego ani za osoby, które osiągnęły 55 lat (kobiety) albo 60 lat (mężczyźni). Dla FGŚP przepisy też przewidują zwolnienia, w tym wiekowe, ale nie ma progu minimalnego wynagrodzenia. Pole „zwolnienie” przełącza wszystkie trzy składki naraz i nie obejmuje innych podstaw zwolnienia (na przykład powrotu z urlopu rodzicielskiego).

Koszt faktury to stawka dzienna razy liczba dni. Przy założeniu, że zamawiający odlicza VAT, VAT nie jest jego kosztem. Nie zawsze tak jest: prawo do odliczenia zależy od tego, do jakich czynności zamawiający wykorzystuje zakup (na przykład nie odliczy VAT, jeśli prowadzi działalność zwolnioną z VAT), a niektóre wydatki są z odliczenia wyłączone. Wykonawca zwolniony z VAT wystawia fakturę bez VAT, więc jej kwota jest dla zamawiającego pełnym kosztem. Przy wątpliwościach zapytaj księgową.

Czego kalkulator nie liczy

• Wynagrodzenia za czas urlopu i choroby oraz innych dodatków i premii poza podanym brutto.
• Badań okresowych, szkoleń BHP, sprzętu, miejsca pracy i odpisu na ZFŚS, jeśli firma go tworzy.
• Podatku dochodowego i składek wykonawcy, więc nie wynika z niego, jaką stawkę wykonawca uzna za równoważną etatowi.
• Ryzyka uznania umowy za stosunek pracy. Opisuje je poradnik o umowie z interim managerem.
• Zmian od 1 stycznia 2027. Stawki dotyczą roku 2026, a limit podstawy i minimalne wynagrodzenie zmieniają się co roku.

Wynik jest szacunkiem do porównania rzędu wielkości, nie ofertą ani doradztwem podatkowym. Ankietowe stawki interim managerów opisuje poradnik ile kosztuje interim manager.

Źródła stawek (rok 2026)

• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 199), art. 16, 19, 22
• Ustawa budżetowa na rok 2026 (Dz.U. 2026 poz. 62), art. 25-27: FP, Fundusz Solidarnościowy, FGŚP
• Ustawa o ubezpieczeniu z tytułu wypadków przy pracy (Dz.U. 2025 poz. 1644), art. 28
• Rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy składki wypadkowej (Dz.U. 2025 poz. 1874)
• Obwieszczenie o rocznej podstawie wymiaru składek (M.P. 2025 poz. 1206): limit 282 600 zł
• Rozporządzenie o minimalnym wynagrodzeniu na 2026 (Dz.U. 2025 poz. 1242)
• Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620, tekst ujednolicony), art. 259-261: Fundusz Pracy
• Ustawa o Funduszu Solidarnościowym (Dz.U. 2024 poz. 1848), art. 4-5
• Ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych (Dz.U. 2026 poz. 186), art. 9a-9c i 29: FGŚP
• Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 192), art. 2 ust. 1 pkt 40 i art. 26
• ZUS: wysokość składek na ubezpieczenia społeczne w 2026 r.

Stan prawny sprawdzony 2026-10-23.